Betriebskonzept für die betriebliche Arbeitsmedizin

• Gesetze und Verordnungen: Die Grundlage des Arbeitsschutzes in Deutschland bildet das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Es verpflichtet den Arbeitgeber in § 3 Abs. 1 ArbSchG, „die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen“. Der Arbeitgeber muss also proaktiv für sichere Arbeitsbedingungen sorgen und diese Maßnahmen regelmäßig auf Wirksamkeit prüfen und anpassen. Konkretisiert wird diese Pflicht durch das Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG), das Unternehmen (je nach Betriebsgröße und Gefährdungslage) verpflichtet, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit schriftlich zu bestellen. Weitere zentrale Vorschriften sind die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), welche Anforderungen an die Einrichtung und den Betrieb von Arbeitsstätten stellt – z. B. Raumgröße, Belüftung, Beleuchtung, sanitäre Einrichtungen, Erste-Hilfe-Räume – und auf die entsprechenden Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) verweist. So konkretisieren ASR A3.6 „Lüftung“ und ASR A3.4 „Beleuchtung“ die Vorgaben der ArbStättV (etwa höchstens 1000 ppm CO₂ als Richtwert für gute Raumluftqualität), ASR A4.3 „Erste-Hilfe-Räume“ die Anforderungen an Erste-Hilfe-Einrichtungen und ASR A2.2 „Maßnahmen gegen Brände“ den betrieblichen Brandschutz. Spezialvorschriften regeln den sicheren Betrieb von Anlagen und Gefahrstoffen: Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) verlangt z. B. regelmäßige Prüffristen für Arbeitsmittel und Anlagen, während die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) und zugehörige Technische Regeln (TRGS 400 ff.) den Umgang mit gefährlichen Stoffen (Kennzeichnung, Lagerung, Expositionsgrenzwerte) regeln. Für biologische Arbeitsstoffe gilt die Biostoffverordnung (BioStoffV) mit spezifischen Regeln für Laboratorien (TRBA 100 für Schutzstufe 1–2, TRBA 250 für Schutzstufe 3 z. B.). Das Infektionsschutzgesetz (IfSG) wird relevant, wenn es um betriebliche Impfangebote oder Maßnahmen zur Pandemievorsorge geht (z. B. Impfpflichten in gewissen Bereichen, Hygienepläne). Ergänzend sind die Unfallverhütungsvorschriften der DGUV (Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung) zu beachten, etwa DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ (allgemeine Pflichten) und einschlägige spezielle Vorschriften – z. B. zur sicheren Verwendung von Arbeitsmitteln (ehemals BGV A3 für Elektrik, heute DGUV V3).

• Normative Standards: Internationale und nationale Normen strukturieren das Vorgehen im Facility Management und Arbeitsschutz. ISO 41001 (Facility-Management-Systeme) bietet einen Rahmen, um FM-Prozesse und Betreiberverantwortung in ein Managementsystem zu integrieren. ISO 45001 formuliert Anforderungen an ein systematisches Arbeits- und Gesundheitsschutz-Management: von der Identifizierung von Gefährdungen und Chancen, über die Festlegung von Zielen und Maßnahmen, bis zur Erfolgskontrolle (z. B. regelmäßige interne Audits und Management-Reviews). Daneben bleiben ISO 9001, 14001, 27001 relevant, da Qualitäts-, Umwelt- und Informationssicherheitsmanagement Schnittmengen mit dem Arbeitsschutz aufweisen (z. B. Dokumentationswesen, Notfallmanagement, Schulung der Mitarbeiter). Technische Normen des VDI (Verein Deutscher Ingenieure) sind ebenfalls heranzuziehen: VDI 6022 etwa definiert Raumlufthygiene-Standards für RLT-Anlagen, die gerade im Kontext von Gesundheitsprävention wichtig sind (Vermeidung von „Sick-Building-Syndrome“, Legionellenprävention etc.), und VDI 3810 gibt Richtlinien für das Betreiben und Instandhalten von Gebäuden (inkl. ergonomischer Gestaltung von Arbeitsstätten). Branchen-Leitfäden der GEFMA (German Facility Management Association) wie GEFMA 100-1 (FM-Prozessmodell und Begriffsdefinitionen) oder GEFMA 190 (Betreiberverantwortung und Sicherheit im FM) bieten Best-Practice-Ansätze, um die gesetzlichen Pflichten im betrieblichen Alltag umzusetzen.

Die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) unterstreicht die genannten Pflichten. Nach § 3 Abs. 1 ArbMedVV muss der Arbeitgeber „auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge“ sorgen. Hält er dabei die offiziell bekanntgemachten Regeln und Empfehlungen ein (z. B. die Arbeitsmedizinischen Regeln – AMR), gilt die Vermutungswirkung der Rechtskonformität. Rechtsverstöße können so vermieden und die Gesundheit der Mitarbeiter systematisch geschützt werden.

Im Facility Management hat sich oft ein hybrides Organisationsmodell bewährt, das zentrale Steuerung und dezentrale Ausführung trennt. Die FM-Owner/Client-Ebene (zentral) formuliert strategische Vorgaben und Richtlinien zu Arbeitsschutz, Gesundheitsmanagement sowie Qualität und Nachhaltigkeit. Dort werden auch Compliance-Anforderungen (Gesetze, ISO-Normen) überwacht. Die operative FM-Ebene (dezentral, z. B. Objektmanager, Dienstleister) setzt diese Vorgaben vor Ort um. In diesem Rahmen sind zwei Schlüsselfunktionen fest verankert: der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa). Diese Spezialisten werden gemäß ASiG bestellt (häufig extern oder teils extern) und haben definierte Schnittstellen zu FM, HR und Betriebsrat. Beispielsweise fließen Inputs des Betriebsarztes und der SiFa in die Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen ein, HR verwaltet Gesundheitsakten der Mitarbeiter (unter Wahrung des Datenschutzes), und der Betriebsrat hat bei Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes ein Mitbestimmungsrecht (BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 7). Viele Aufgabenfelder – etwa Notfallplanung oder betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) – erfordern abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zwischen FM, HSE, Betriebsarzt, Personalabteilung und ggf. externen Dienstleistern.

• Betriebsarzt: Vertrauensarzt des Betriebs, zuständig für die arbeitsmedizinische Betreuung. Dazu zählen Pflichtvorsorgeuntersuchungen (z. B. nach Gefahrstoff- oder Lärmexposition), Angebotsuntersuchungen und Wunschvorsorge, Gesundheitsberatung der Mitarbeiter, ergonomische Beratungen und die Begleitung von Wiedereingliederungen nach langer Krankheit (Stichwort Return-to-Work Programme). Gemäß ArbMedVV § 3 Abs. 2 ist für die Vorsorge ein Arzt zu beauftragen, vorzugsweise der nach ASiG § 2 bestellte Betriebsarzt. Der Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht und berät den Arbeitgeber fachkundig, ohne jedoch Weisungsbefugnis gegenüber diesem zu haben. Er wirkt bei Begehungen von Arbeitsstätten mit und kennt die spezifischen Arbeitsplatzbedingungen.

• Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa): Spezialist für Arbeitssicherheit (in größeren Unternehmen häufig Sicherheitsingenieur oder Sicherheitsmeister). Hauptaufgaben sind die Beratung bei Gefährdungsbeurteilungen, Entwicklung von Schutzmaßnahmen, Überprüfung von technischen Arbeitsmitteln und Schutzeinrichtungen, sowie Schulung der Beschäftigten in Arbeitsschutzthemen. Die SiFa achtet auf die Einhaltung von technischen Regeln (z. B. TRBS für Betriebssicherheit, TRGS für Gefahrstoffe, VDE-Vorschriften für Elektrik) und unterstützt bei der Auswahl geeigneter PSA (Persönliche Schutzausrüstung). Sie arbeitet eng mit dem Betriebsarzt zusammen, etwa indem beide gemeinsam regelmäßig Arbeitsstättenbegehungen durchführen (vgl. ASiG § 6) und dem Arbeitgeber Verbesserungen vorschlagen.

Prozesse und Verantwortlichkeiten: Zur Klarstellung, wer in welchen Prozessen welche Rolle übernimmt, wird häufig mit einer RACI-Matrix gearbeitet. RACI steht für Responsible (verantwortlich durchführend), Accountable (endverantwortlich Entscheidender), Consulted (konsultiert mit beratender Funktion) und Informed (zu informieren).

Bei der Gefährdungsbeurteilung ist die zentrale FM-Governance (Owner) verantwortlich dafür, dass sie erfolgt und wirksam ist (A), die operative FM-Einheit führt sie praktisch durch (R), und Betriebsarzt sowie SiFa werden beratend hinzugezogen (C). Die betroffenen Führungskräfte und HR sind ebenfalls einzubeziehen (C), während der Betriebsrat zumindest über Ergebnisse informiert werden muss (I). Ähnlich sind Verantwortlichkeiten für Vorsorgeuntersuchungen, Notfallplanung, Schulungen etc. verteilt, um klare Zuständigkeiten zu gewährleisten.

Entscheidend ist, dass Arbeitsmedizin und Arbeitssicherheit fester Bestandteil der FM-Governance sind. Dazu sollten regelmäßige Abstimmungsrunden zwischen FM-Leitung, HSE-Management, Betriebsarzt und HR stattfinden. So wird sichergestellt, dass gesetzliche Fristen (z. B. für Pflichtuntersuchungen nach ArbMedVV oder Unterweisungen nach DGUV V1) eingehalten und dokumentiert werden. Der Betriebsrat ist bei allen relevanten Fragen einzubinden – er hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei betrieblichen Regelungen zum Gesundheitsschutz. Praktisch bedeutet das z. B., dass ohne Einigung mit dem Betriebsrat keine neuen arbeitsmedizinischen Programme verpflichtend eingeführt oder Arbeitszeitregelungen mit Gesundheitsschutzbezug geändert werden dürfen. Gerade bei Überschneidungen von Zuständigkeiten (z. B. externe Dienstleister auf dem Werksgelände, mehrere Arbeitgeber) sind klare Kommunikationswege und eine dokumentierte Abstimmung wichtig, um nichts „durchrutschen“ zu lassen. Hier greift § 8 ArbSchG: Arbeiten Beschäftigte mehrerer Firmen an einem Arbeitsplatz, müssen die Arbeitgeber in Sachen Sicherheit eng kooperieren und sich gegenseitig informieren – im FM-Kontext heißt das oft, dass der Auftraggeber (FM-Owner) koordinierende Sicherheitsunterweisungen für Fremdfirmen organisiert und allen Beteiligten bekannt ist, wer im Ereignisfall was zu tun hat.

• Gebäudetechnik und Monitoring: Im technischen Facility Management (TGA) werden Gebäude zunehmend mit Sensorik und Automation ausgestattet, die auch dem Gesundheitsschutz dienen. Building-Management-Systeme (BMS) bzw. integrierte Workplace-Management-Plattformen (IWMS) erfassen in Echtzeit wichtige Innenraum-Parameter: Klimawerte (Temperatur, Luftfeuchte), CO₂-Konzentration als Indikator für Luftqualität, Feinstaub- und Schadstoffgehalte (VOC-Sensoren in Labors, z. B. Formaldehyd), sowie Komfortparameter wie Beleuchtungsstärke und Lärmpegel. Moderne IoT-Sensoren erlauben es, rund um die Uhr zu überwachen, ob z. B. die Beleuchtung den Vorgaben der ASR A3.4 entspricht oder der Schalldruckpegel Grenzwerte der ASR A3.7 überschreitet. Über definierte Regelwerke im System werden Schwellenwerte hinterlegt – orientiert an Normen und Regeln. Ein Beispiel: Laut ASR A3.6 (Lüftung) gilt eine CO₂-Konzentration unter 1000 ppm als hygienisch unbedenklich, 1000–2000 ppm als kritisch, über 2000 ppm als inakzeptabel. Viele Unternehmen setzen intern bereits Warnschwellen bei ~800 ppm an, um frühzeitig zu lüften und gar nicht erst in kritische Bereiche zu kommen. Weicht nun im Betrieb ein Wert vom Soll ab (etwa CO₂ > 1000 ppm, Luftfeuchte < 30 %, Feinstaub > Grenzwert gemäß VDI 6022), löst das System automatisch eine Alarmmeldung aus. Gleichzeitig kann im HSE-Portal ein Vorfall erfasst werden, sodass die Sicherheitsfachkraft und der Betriebsarzt informiert sind.

• Anomalieerkennung und KI: Aufbauend auf solchen Daten nutzen fortschrittliche FM-Systeme künstliche Intelligenz zur Analyse von Trends. KI-Module (z. B. Anomalie-Erkennung in Sensorreihen) können Muster erkennen, die auf Risiken hindeuten: Beispielsweise könnte ein System registrieren, dass während der Nachtschicht regelmäßig erhöhte Lärmpegel auftreten und darauf hinweisen, dass die Schichtplanung angepasst oder Lärmschutzmaßnahmen ergriffen werden sollten. Predictive Analytics erlaubt es auch, Wartungsbedarfe vorauszusehen – etwa dass eine Lüftungsanlage zunehmend schlechtere Luftwerte liefert, was auf einen Filterwechsel hindeutet. Diese Automatisierung entlastet das FM-Personal und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit bei gesundheitsrelevanten Abweichungen. In manchen Pilotprojekten fungieren solche KI-Systeme als „Assistenzsystem“ für den Betriebsarzt, indem sie Zusammenhänge zwischen Umgebungsdaten und Krankmeldungen herstellen und proaktive Vorschläge (z. B. ergonomische Interventionen) liefern.

• Integration ins CAFM/IWMS: Die genannten technischen Lösungen sind idealerweise in ein zentrales Computer Aided Facility Management (CAFM) bzw. IWMS eingebunden. Dort laufen nicht nur Sensordaten zusammen, sondern es werden auch Prüf- und Wartungsintervalle verwaltet (z. B. jährliche UVV-Prüfungen von Anlagen gemäß BetrSichV oder Hygienekontrollen nach VDI 6022). Durch die Integration können Synergien genutzt werden: Erkennt das System z. B., dass eine Raumlufttechnische Anlage an einem kritischen Wert operiert, kann es automatisch einen Wartungsauftrag generieren. Vorbeugende Instandhaltung (predictive maintenance) vermeidet teure Ausfälle – etwa indem rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, bevor ein Legionellenproblem entsteht. Auch können Aktoren im Gebäude (Lüftungssteuerung, Heizungsventile, Beschattungssysteme) mit den Sensoren verknüpft werden, um regelbasiert zu regeln: Bei schlechtem CO₂-Wert öffnet automatisch die motorische Fensterklappe oder die Lüftungsanlage fährt hoch (unter Beachtung der Richtlinie VDI 3810 für den bestimmungsgemäßen Betrieb). So wird ein gesundes Innenraumklima gehalten, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.

• Digitale Arbeitsplatzlösungen: Über die klassische Gebäudetechnik hinaus unterstützen Smart Workplace-Tools den Gesundheitsschutz. Zum Beispiel kann ein Zutritts- und Reservierungssystem mit der Gefährdungsbeurteilung verknüpft werden: Bereiche mit besonderen Gefahren (Laborräume mit Gefahrstoffen, Reinräume, Maschinenhallen) sind im System als solche gekennzeichnet, und Zutritt wird nur Personen mit entsprechender Qualifikation/Untersuchung gewährt. Eine Besucherverwaltung kann automatisch Sicherheitsunterweisungen für Fremdfirmen anstoßen, wenn diese bestimmte Bereiche betreten sollen. Ferner werden Mitarbeiterprofile in der HR-Datenbank mit erforderlichen Vorsorgen und Eignungsuntersuchungen verknüpft: z. B. trägt ein Schweißer das Merkmal „G37 Pflichtvorsorge“ (Untersuchung der Augen durch einen Augenarzt bei Arbeiten mit Laserstrahl) oder ein Bildschirmarbeitsplatz-Nutzer das Recht auf regelmäßige Sehtests. Das System plant dann automatisch Termine für diese Untersuchungen ein und erinnert Mitarbeiter und Führungskräfte an anstehende bzw. überfällige Vorsorgen. ArbMedVV-konforme Dokumentation wird dadurch erleichtert, da jede durchgeführte Untersuchung im System vermerkt wird (wichtig für die Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden). Gleichzeitig müssen Datenschutz und ärztliche Schweigepflicht gewahrt bleiben: Medizinische Befunde bleiben nur dem Betriebsarzt zugänglich, das System kann aber „Fitness freigegeben“ oder „Einschränkungen vorhanden“ als Status an HR/Management melden, ohne Diagnosen preiszugeben.

• Neubau vs. Bestand: Bei Neubauprojekten bietet sich die Chance, Arbeitsmedizin und Gesundheitsschutz von Anfang an mit einzuplanen. So sollte bereits in der Planungsphase einer Großimmobilie der Flächenbedarf für den Betriebsärztlichen Dienst berücksichtigt werden (Empfang, Warteraum, Untersuchungszimmer, ggf. Impf- oder Ruheraum). Der Betriebsarzt kann beratend die Gestaltung gesunder Arbeitsplätze beeinflussen – von ergonomischer Möblierung, über ausreichend Tageslicht und geringe Lärmbelastung, bis zur Platzierung von Erste-Hilfe-Räumen und Defibrillatoren an sinnvollen Orten. Eigene Flächenbedarfe der Arbeitsmedizin (z. B. Praxisräume) werden idealerweise im Neubau eingeplant, um spätere Umrüstungen zu vermeiden. Bei Bestandsimmobilien dagegen liegt der Fokus darauf, vorhandene Strukturen anzupassen: z. B. Nachrüstung von Sensorik in älteren Gebäuden (etwa CO₂-Ampeln in Meetingräumen), Einrichtung eines geeigneten Sanitätsraums in bestehenden Bürogebäuden, Verbesserung der Beleuchtung durch Austausch alter Leuchtmittel gegen biodynamische LED-Beleuchtung etc. Die hier vorgestellten Konzepte sind in beiden Fällen anwendbar – der Unterschied liegt in der Umsetzung: Im Neubau fließen Gesundheitsaspekte in Design und Bauausführung ein, während im Bestand verstärkt Schulung, Verhaltensmaßnahmen und technische Nachrüstungen zum Tragen kommen.

Ein effektives Betriebskonzept muss alle Gefährdungsarten systematisch erfassen, die im Unternehmen auftreten können.

• Physikalische Gefährdungen: Lärm und Beleuchtung sind zentrale Faktoren. Laut ASR A3.7 sollen ab bestimmten Lärmbereichen Lärmminderungsprogramme greifen (Gehörschutz, Lärmpausen), um Gehörschäden vorzubeugen. Für Büro-Arbeitsplätze gelten Richtwerte für maximal zulässige Hintergrundgeräusche. Beleuchtung muss gemäß ASR A3.4 und DIN EN 12464-1 so gestaltet sein, dass Arbeit sicher und augenschonend möglich ist – z. B. 500 Lux Mindestbeleuchtungsstärke an Bildschirmarbeitsplätzen. Blendfreies, ausreichendes Licht verhindert Unfälle und Ermüdung. Klima/Innenraumluftqualität: Das Raumklima (Temperatur, Luftfeuchte, Luftwechsel) beeinflusst Wohlbefinden und Gesundheit. ASR A3.5 und A3.6 fordern z. B., dass Arbeitsräume mindestens 19 °C warm sein müssen (bei vorwiegender sitzender Tätigkeit) und regelmäßig gelüftet werden. Bei Produktionsstätten kommt hinzu, dass durch Maschinen entstehende Hitze oder Emissionen (z. B. Schweißrauch) abgesaugt werden müssen. Abweichungen (etwa ungewöhnlich hohe CO₂-Werte oder extreme Temperaturen) werden – wie in Abschnitt V beschrieben – heute teils automatisch detektiert und als Anomalie gemeldet, damit Gegenmaßnahmen (Lüften, zusätzliche Kühlung etc.) ergriffen werden.

• Chemische und biologische Gefährdungen: In vielen Branchen ist der Umgang mit Gefahrstoffen alltäglich – von Reinigungschemikalien über Laborreagenzien bis zu industriellen Prozessstoffen. Hier greifen GefStoffV und zugehörige Regeln (TRGS): Vor Einsatz eines Gefahrstoffs ist im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine Substitutionsprüfung durchzuführen (§ 6 GefStoffV) – d. h. es muss geprüft werden, ob ein ungefährlicherer Stoff ersatzweise verwendet werden kann. Kann nicht substituiert werden, sind Schutzmaßnahmen festzulegen: z. B. geschlossene Systeme, Absaugung, PSA (Chemikalienschutzhandschuhe, Atemschutzmasken) und Betriebsanweisungen mit Hinweisen für die Beschäftigten. Alle im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe sollten in einem Gefahrstoffkataster erfasst sein, inkl. Einstufung (z. B. „ätzend“, „entzündbar“), Lagervorschriften, benötigte Vorsorgeuntersuchungen (z. B. Pflichtuntersuchung G 26.3 für schweres Atemschutzgerät bei bestimmten Chemikalien) und Entsorgungswege. Biologische Gefährdungen treten v. a. in Laboratorien, Gesundheitswesen und Abfallentsorgung auf: Infektiöse Erreger (Bakterien, Viren, Pilze) können Krankheiten verursachen. Hier gelten die BioStoffV und Technische Regeln Biologische Arbeitsstoffe (TRBA). Labore werden in Schutzstufen 1–4 eingeteilt mit jeweils steigenden Anforderungen an bauliche Maßnahmen, Zugangsbegrenzungen und persönliche Schutzausrüstung. Beispiel: In einem Mikrobiologie-Labor (Schutzstufe 2) müssen Arbeitsflächen leicht zu desinfizieren sein, es gilt Kittel- und Handschuhpflicht, und es muss möglich sein, das Labor im Seuchenfall abzuschotten. Zusätzlich sind Hygienepläne verbindlich: regelmäßige Desinfektion, Verhalten bei Kontamination, Impfangebote für exponierte Mitarbeiter (z. B. Hepatitis-Impfung im Gesundheitsdienst). Abfälle aus Laboren oder Krankenrevieren sind gem. IfSG (InfektionsschutzG) und Sonderabfallrecht zu entsorgen (speziell gekennzeichnete Behälter, ggf. Sterilisation).

• Ergonomie und psychosoziale Belastungen: Ergonomische Mängel am Arbeitsplatz führen langfristig zu Muskel-Skelett-Erkrankungen. Daher fordern Arbeitsstättenregeln z. B., dass pro Büroarbeitsplatz ausreichend Bewegungsfläche (mind. 8 m²) vorhanden ist und dass Bildschirmarbeitsplätze ergonomisch eingerichtet sind (höhenverstellbarer Stuhl und Tisch, Bildschirm augengerecht positioniert etc.). Die EU-Richtlinie 90/270/EWG verlangt, dass Bildschirmarbeiter Anspruch auf regelmäßige Augenuntersuchungen und spezielle Sehhilfen (Bildschirmbrillen) haben. Der Arbeitgeber muss geeignete Sehhilfen stellen oder bezuschussen, sofern normale Brillen nicht ausreichen. Psychische Belastungen rücken zunehmend in den Fokus des Arbeitsschutzes. ArbSchG § 5 schreibt explizit vor, auch psychische Belastungen bei der Arbeit in der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Das können Stress durch Termin- oder Leistungsdruck, Mobbing, Monotonie oder auch emotionale Belastungen (z. B. im Kundenservice) sein. Unternehmen begegnen dem mit Maßnahmen wie Anti-Stress-Trainings, Angeboten zur Konfliktmoderation, aber auch organisatorisch: z. B. durch Schichtplangestaltung unter chronobiologischen Gesichtspunkten, um Schlafrhythmusstörungen zu minimieren. Schichtarbeit und Nachtdienst sind als Risikofaktor für Gesundheit anerkannt; daher sollten Nachtarbeiter regelmäßig arbeitsmedizinisch untersucht und beraten werden (z. B. zu Ernährung und Schlafhygiene). Auch Remote Work kann psychische Vor- und Nachteile haben – hier sind regelmäßige virtuelle Team-Meetings, klare Absprachen zur Erreichbarkeit und Hilfsangebote bei Vereinsamung wichtig.

• Notfallrisiken und besondere Ereignisse: Kein Standort kommt ohne Notfallplanung aus. Risiken wie Arbeitsunfälle, Brände oder medizinische Notfälle erfordern vorbereitete Pläne. Die ArbStättV verlangt z. B., dass je nach Betriebsgröße und Gefahrenpotenzial ausreichend Erste-Hilfe-Material und -Räume bereitstehen. ASR A4.3 gibt dafür Auslegungshinweise: Betriebe > 1000 Beschäftigte oder mit besonderen Gefahren müssen einen Sanitätsraum haben, ansonsten genügen Verbandskästen und Meldeeinrichtungen, sofern schnelle externe Hilfe verfügbar ist. Ersthelfer sind auszubilden (DGUV Vorschrift 1 fordert mind. 5 % der Belegschaft als Ersthelfer, in Verwaltungsbetrieben 10 % bei mehrschichtiger Arbeit). Defibrillatoren (AED) werden vermehrt freiwillig vorgehalten, insbesondere an publikumsintensiven Standorten. Für Brandschutz gilt ASR A2.2: Zu benennen sind Brandschutzhelfer (mind. 5 % der Mitarbeiter) und es müssen Alarmierungs-, Flucht- und Feuerlöschkonzepte existieren. Evakuierungsübungen sollten regelmäßig stattfinden. Großschadensereignisse und Pandemien: Spätestens seit COVID-19 ist klar, dass betrieblicher Infektionsschutz Teil des Arbeitsschutzes ist. Pandemiepläne, Masken- und Testkonzepte, Abstandregeln – all das musste umgesetzt werden. Nach IfSG kann bei einem überregionalen Ausbruch vom Gesundheitsamt angeordnet werden, dass bestimmte Bereiche geschlossen oder nur mit speziellen Hygienemaßnahmen betrieben werden dürfen. Unternehmen integrieren daher Pandemie-Vorsorge in ihre Notfallpläne (z. B. Bevorratung von Schutzausrüstung, Homeoffice-Infrastruktur, Impfkampagnen für Grippeschutz). Near Misses (Beinaheunfälle) sollten ebenfalls systematisch erfasst werden, um aus Beinahe-Zwischenfällen zu lernen, bevor etwas passiert. Moderne EHS-Software ermöglicht es Mitarbeitern, Gefahren und Beinaheunfälle per App zu melden. Diese Meldungen werden von Arbeitssicherheit und FM ausgewertet, Trends analysiert (z. B. häufen sich Sturz-Unfälle an einem bestimmten Ort?) und entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet (Bodenbelag verbessern, Mitarbeiter schulen etc.).

Es werden alle identifizierten Risiken im FM-/HSE-Managementsystem dokumentiert. Tritt eine Abweichung oder ein Vorfall ein (Unfall, Brandalarm, Überschreitung eines Messwertes), gibt es festgelegte Workflows zur Reaktion: von der Meldung und Ersten Hilfe, über die Untersuchung durch die SiFa/Betriebsarzt, bis zur Maßnahmenverfolgung (Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen). So entsteht ein Regelkreis: Gefährdungen erkennen – Maßnahmen umsetzen – Wirksamkeit prüfen – laufend verbessern.

Ein umfassendes Betriebskonzept muss klären, welche Leistungen intern und welche extern erbracht werden.

• Interne Leistungserbringung: Viele klassische FM-Aufgaben werden inhouse durchgeführt, z. B. der technische Betrieb von Anlagen, die Gebäudereinigung oder – in großen Unternehmen – sogar eigene Gesundheitsdienste (Werksärzte, Betriebsambulanzen). Bei interner Leistung trägt das Unternehmen vollumfänglich die Verantwortung für den Arbeitsschutz dieser Aktivitäten. Vorteile sind die unmittelbare Einflussmöglichkeit und dass interne Fachleute mit den betrieblichen Gegebenheiten vertraut sind. Allerdings bedeutet es auch, dass ausreichende Ressourcen und Kompetenzen intern vorgehalten werden müssen. Beispielsweise einen eigenen Betriebsarzt samt medizinischem Assistenzpersonal zu beschäftigen, lohnt sich oft erst ab einer bestimmten Betriebsgröße. Häufig wird daher trotz „interner“ Organisation der Betriebsarzt vertraglich extern beauftragt, bleibt aber fester Teil der Organisation (d. h. er kommt regelmäßig ins Haus, nimmt an Besprechungen teil etc.). Ähnliches gilt für die Fachkraft für Arbeitssicherheit: kleinere Unternehmen lagern diese Funktion an überbetriebliche Dienste oder die BG aus, größere Firmen haben eine eigene Sicherheitsabteilung.

• Externe Dienstleister: Im Facility Management ist es üblich, Spezialaufgaben an Fachfirmen zu vergeben – etwa Wartung von Aufzügen, Catering, Sicherheitsdienste oder Reinigung. Werden solche Fremdfirmen eingesetzt, muss der Auftraggeber sicherstellen, dass diese die gleichen Arbeits- und Gesundheitsschutzstandards einhalten. Diese Pflicht folgt aus dem bereits erwähnten ArbSchG § 8: Bei Beschäftigten mehrerer Arbeitgeber am selben Arbeitsplatz müssen alle nach einheitlichen Schutzmaßstäben arbeiten. Praktisch setzt der FM-Owner dies über Vertragsklauseln und Einweisungen um. Im Leistungsvertrag mit externen Firmen wird z. B. festgelegt, dass alle eingesetzten Mitarbeiter die geltenden Sicherheitsunterweisungen erhalten haben, erforderliche Schutzausrüstung tragen und an den angebotenen Vorsorgeuntersuchungen (z. B. G 42 bei Arbeiten mit Infektionsgefahr) teilnehmen. Gängig ist ein EHS-Onboarding: Externe melden sich vor Arbeitsaufnahme an und müssen nachweisen, dass sie unterwiesen sind (oft über Online-Portale mit kurzen Sicherheitsschulungen und Verständnisfragen). Für spezielle Arbeiten gibt es „Erlaubnisscheine“ (Permit-to-Work), z. B. für Heißarbeiten (Schweißen, Trennschleifen) oder das Arbeiten in engen Räumen, die vom Auftraggeber vorab freigegeben werden müssen – meist verbunden mit einer Gefährdungsbeurteilung und Abstimmung der Schutzmaßnahmen. Persönliche Schutzausrüstung (PSA) von Fremdpersonal ist ebenfalls ein Thema: Im Vertrag wird festgehalten, welche PSA die Fremdfirma stellen muss und dass diese der Norm entsprechen. Der FM-Betreiber führt stichprobenhaft Kontrollen durch (z. B. ob Gerüstbauer tatsächlich angeseilt sind). Nicht zuletzt ist die Koordination im Notfall zu regeln: Externe Kräfte müssen in die Alarm- und Evakuierungsübungen einbezogen werden, damit im Ernstfall keine Personen vergessen werden. Insgesamt sollte das Sicherheitsniveau auf dem Betriebsgelände für alle Anwesenden gleich sein – egal ob eigener Mitarbeiter oder Dienstleister.

Eine besondere Herausforderung stellen wechselnde Fremdfirmen (z. B. Handwerker auf Baustellen, Reinigungspersonal von Dienstleistern, Zeitarbeiter) dar. Hier ist ein hohes Maß an Dokumentation nötig: Wer war wann wo im Einsatz und hat welche sicherheitsrelevanten Infos erhalten? Digitale Besuchermanagement-Systeme helfen, tagesaktuelle Besucher- und Fremdarbeiterlisten zu führen, inklusive absolvierter Unterweisungen. Rechtlich bleibt der Auftraggeber in der Pflicht, seine Gefährdungsbeurteilung auch auf Fremde anzuwenden und deren Schutz zu gewährleisten. Umgekehrt muss die Fremdfirma ihre Leute unterweisen und geeignete arbeitsmedizinische Betreuung (ggf. über eigene Betriebsärzte) sicherstellen. Im Idealfall stimmen Auftraggeber und Auftragnehmer ihre Konzepte ab – größere Unternehmen fordern in Ausschreibungen heute oft Nachweise über ein zertifiziertes Arbeitsschutzmanagementsystem oder ein Mindestniveau an Arbeitsschutzausbildung der Führungskräfte des Dienstleisters.

Investitionen in Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement lohnen sich mittel- bis langfristig für jedes Unternehmen. Studien und die Erfahrung vieler Großbetriebe zeigen, dass jeder Euro, der in Prävention fließt, ein Vielfaches an Folgekosten einsparen kann (etwa durch weniger Ausfalltage, geringere Unfallkosten, weniger Fluktuation). Eine gesunde Belegschaft trägt wesentlich zu höherer Produktivität und geringeren Fehlzeiten bei. Zugleich steigt die Motivation und Bindung der Mitarbeiter, wenn sie merken, dass ihr Arbeitgeber in ihre Gesundheit investiert.

Ein betriebsinternes Impfprogramm (Grippe-Impfung jährlich, ggf. Erweiterung um andere von der STIKO empfohlene Impfungen wie Masern) verursacht zunächst Kosten für Impfstoff und ärztliche Leistung, senkt aber die krankheitsbedingten Ausfälle in der Winterzeit signifikant. Wenn beispielsweise 20 % weniger Grippefälle auftreten und dadurch 200 Fehltage vermieden werden, hat sich das Programm schnell amortisiert. Ähnlich verhält es sich mit Rückentrainings-Kampagnen oder ergonomischer Beratung: Kurzfristig Kosten für Trainer, langfristig weniger Rückenbeschwerden und weniger Produktionsausfall. Ein anderer Aspekt ist die schnellere Wieder-Eingliederung erkrankter Mitarbeiter: Durch engmaschige Betreuung im Rahmen eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) kehren Mitarbeiter im Durchschnitt früher an den Arbeitsplatz zurück. Das reduziert Ersatzpersonalkosten.

Auch technisch-organisatorische Maßnahmen zeigen wirtschaftliche Effekte. Beispielsweise sorgt ein Recall-System (Software, die alle Fristen für Vorsorgeuntersuchungen überwacht und rechtzeitig Termine anbietet) dafür, dass kein Mitarbeiter ohne gültige Vorsorge an einem gefährdenden Arbeitsplatz arbeitet – das vermeidet Produktivitätsverluste, die entstünden, wenn jemand wegen fehlender Untersuchung nicht eingesetzt werden darf. Die Kosten für solche Tools sind meist gering im Vergleich zu möglichen Prozessstörungen durch fehlende Nachweise. Ebenso senkt eine gute Instandhaltungsplanung die Betriebskosten: Regelmäßige Wartung von Lüftungs- und Klimaanlagen hält die Energieeffizienz hoch, verhindert teure Reparaturen und minimiert Ausfallzeiten, was z. B. in Rechenzentren kritisch ist. Darüber hinaus können Hygiene-Maßnahmen wie regelmäßige Trinkwasser-Checks und Filterwechsel in Kühlanlagen teure Zwischenfälle (etwa einen Legionellenbefall mit Produktionsstopp) verhindern – auch das ist ein Return on Prevention.

• Fehlzeitenquote: Anzahl der Krankentage pro 100 Mitarbeiter im Jahr. Sinkt dieser Wert nach Einführung von Gesundheitsmaßnahmen (z. B. -X % gegenüber dem Vorjahr), ist das ein klarer Erfolgshinweis.

• Unfallrate: Arbeitsunfälle mit Ausfall pro 1 Mio. Arbeitsstunden (oder pro 1000 MA). Eine sinkende Unfallrate spiegelt effektive Prävention wider.

• Vorsorge-Compliance: Anteil der Mitarbeiter in exponierten Tätigkeiten, die ihre erforderlichen Vorsorgeuntersuchungen rechtzeitig absolviert haben (sollte nahe 100 % liegen). Hier zeigt sich, ob das Vorsorgemanagement funktioniert.

• Durchschnittliche Ausfallzeit nach Langzeiterkrankung: z. B. wie viele Tage vergehen zwischen medizinischer Freigabe und tatsächlicher Wiederaufnahme der Arbeit – ein Indikator für die Effizienz des Wiedereingliederungsprozesses.

• ROI-Betrachtungen: Für bestimmte Programme kann ein Return-on-Investment berechnet werden. Beispiel: Kosten einer Ergonomie-Schulung pro Mitarbeiter vs. erwartete Einsparung an Krankheitskosten durch weniger Rückenleiden. ROI-Studien betriebsärztlicher Dienste versuchen, monetäre Effekte wie verringerte Krankheitstage, erhöhte Produktivität, geringere Fluktuation zu bewerten – oftmals ist der finanzielle Vorteil schwer exakt zu beziffern, zeigt aber tendenziell eine positive Bilanz.

Im Rahmen von Zertifizierungen (ISO 45001, ISO 41001) wird verlangt, dass das Unternehmen die Performance im Arbeitsschutz regelmäßig bewertet. So fließen die genannten Kennzahlen in Management-Reviews ein, wo die Geschäftsleitung Maßnahmen und Ziele festlegt (PDCA-Zyklus). Die deutsche GEFMA empfiehlt in diesem Zusammenhang, Soll-Ist-Vergleiche der Ausfallzeiten anzustellen und die Effektivität von FM-Maßnahmen in Bezug auf Gesundheit zu überwachen. Schließlich spiegelt ein gesundes, sicheres Arbeitsumfeld sich auch in weichen Faktoren wider: Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitgeberimage, und nicht zuletzt in den Versicherungsprämien (BG-Beiträge sinken bei nachgewiesen guter Prävention).

In Summe trägt ein wirksames Arbeitsmedizin- und HSE-Konzept zur Wertschöpfung bei – es reduziert direkte Kosten (Unfälle, Ausfall, Ersatzbeschaffung) und indirekte (Produktivitätseinbußen, Know-how-Verlust durch Fluktuation) und fördert eine Kultur der Prävention, die langfristig unbezahlbar ist.

• Industrie 4.0-Fertigung: Ein Automobilzulieferer verknüpfte die Produktion mit Gesundheitsmonitoring, indem er Sensoren und Wearables einsetzte. An Montagearbeitsplätzen erfassen Sensoren die Körperhaltung und Muskelaktivität der Mitarbeiter. Zusätzlich tragen einige Mitarbeiter Smartwatches, die Puls und Belastungsindikatoren messen (freiwillig, pseudonymisiert). Diese Daten fließen in das System des Betriebsarztes: Zeigen sich bei bestimmten Tätigkeiten Belastungsspitzen oder frühe Anzeichen von Ermüdung, werden gezielt Maßnahmen eingeleitet – z. B. Rotation an den Arbeitsplätzen, ergonomische Schulungen für die betreffenden Mitarbeiter oder Anpassungen im Arbeitstakt. Ergebnis: Innerhalb von 2 Jahren sank die Quote der Muskel-Skelett-Erkrankungen (insb. Rückenbeschwerden) um ca. 15 %. Die Investition in die Technik hat sich durch geringere Krankentage mehr als ausgezahlt. Zudem berichten die Mitarbeiter von höherem Bewusstsein für ergonomisch richtiges Arbeiten.

• Rechenzentrum (Kritische Infrastruktur): Ein Betreiber großer Data Centers implementierte ein umfassendes Hygiene- und Zugangsmanagement. Da in Serverräumen konstante Bedingungen herrschen müssen (Temperatur, Luftfeuchte, Staubfreiheit nach VDI 6022), wurden spezielle Schleusen und Reinraumbereiche eingerichtet. FM und Arbeitsmedizin arbeiteten zusammen: Die Zutrittskontrolle ist jetzt gekoppelt mit einem Register der eingewiesenen Personen. Wer den Hochsicherheits-Serverraum betreten will, muss vorher an einer Safety-Schulung teilgenommen haben (Thema: elektrostatische Gefahren, Not-Aus, Erste Hilfe bei Stromunfällen). Das System erfasst, wer sich wann wie lange im Raum aufhält. Sollte es z. B. zu einem meldepflichtigen Ereignis gemäß IfSG kommen (angenommen, jemand bringt unwissentlich einen hochansteckenden Virus mit und mehrere Mitarbeiter erkranken), kann der Betriebsarzt nun innerhalb von Minuten alle potenziell exponierten Personen identifizieren und entsprechende Maßnahmen einleiten (Testangebot, Info ans Gesundheitsamt, Desinfektion des Bereichs). Dieses Zusammenspiel von FM-Daten und Gesundheitsmanagement macht den Standort resilienter und hat bei Corona-Ausbrüchen bereits bewiesen, dass Infektionsketten intern schnell unterbrochen werden konnten.

• Chemielabor & Ausbildung: Ein Chemieunternehmen mit eigener Forschungsabteilung hat eine kreative Maßnahme für den Nachwuchs eingeführt: Jeden Mittwoch ist „Gesundheitstag“ für Praktikanten und Auszubildende im Labor. In Kooperation mit einer Hochschule werden Master-Studenten der Arbeitsmedizin eingeladen, um junge Mitarbeiter über Gefahren und Schutzmaßnahmen aufzuklären. Zum Beispiel führt ein Student als Projektarbeit eine Unterweisung gemäß TRBA 100 (Schutzmaßnahmen in Laboratorien der Schutzstufe 1–2) interaktiv durch – mit praktischen Demonstrationen zum richtigen Umgang mit der Sicherheitswerkbank oder dem Abfallsystem. Die Resonanz der Auszubildenden ist sehr positiv: Sie fühlen sich ernstgenommen und lernen die Arbeitsmedizin „auf Augenhöhe“ kennen. Langfristig registriert das Unternehmen eine höhere Mitarbeiterbindung: Ehemalige Azubis bleiben öfter im Betrieb, die Fluktuationsrate sank um einige Prozentpunkte. Zudem werden Sicherheitsregeln im Labor seitdem besser eingehalten (Beobachtung: deutlich weniger kleine „Beinahe-Zwischenfälle“, weil die jungen Mitarbeiter von Anfang an sensibilisiert sind).

• Büroumgebung & Homeoffice: Eine große Versicherung mit verteilten Standorten hat nach der Pandemie dauerhaft Hybrid Work eingeführt. Um die betriebsärztliche Betreuung auch im Homeoffice sicherzustellen, wurde ein Telemedizin-Service etabliert. Mitarbeiter im Homeoffice können per Videochat Sprechstunden mit dem Betriebsarzt oder einer Arbeitsmedizinerin vereinbaren, z. B. um eine Wunschvorsorge nach § 11 ArbSchG zu besprechen. Dabei kommt eine DSGVO-konforme Plattform mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Einsatz, die vom FM/IT-Bereich betreut wird (VPN-Zugang, datenschutzgeprüft). Die Nutzung dieses Angebots ist hoch – viele Beschäftigte schätzen die niederschwellige Möglichkeit, vom heimischen Schreibtisch aus kurz Rücksprache mit dem Betriebsarzt zu halten (etwa bei Fragen zur ergonomischen Gestaltung des Heimarbeitsplatzes oder zur Grippeschutzimpfung). Die Quote der Wunschuntersuchungen und Angebotsvorsorgen stieg dadurch deutlich an, weil die Hürde (Anfahrt, Termin während der Arbeitszeit) entfällt. Das Unternehmen sieht darin einen Gewinn für beide Seiten: Die Mitarbeiter erhalten einfacheren Zugang zur Gesundheitsvorsorge, und der Arbeitgeber profitiert von gesünderen, zufriedeneren Beschäftigten. Wichtig war, den Datenschutz wasserdicht zu klären (Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter waren früh eingebunden, Protokollierung nur anonymisiert zu statistischen Zwecken, keine Aufzeichnung der Gespräche etc.).

Diese Fallstudien zeigen, dass Arbeitsmedizin im FM nicht nur graue Theorie ist, sondern in der Praxis lebendig gelebt werden kann – durch smarte Verknüpfung von technischen Möglichkeiten, organisatorischen Maßnahmen und dem Engagement der Menschen vor Ort.

Eine konsequent in die FM-Organisation integrierte Arbeitsmedizin sowie ein ganzheitliches HSE-Management zahlen sich in mehrfacher Hinsicht aus: Die Gesundheit der Beschäftigten wird geschützt und gefördert, was zu höherer Zufriedenheit und Produktivität führt; gleichzeitig werden rechtliche Risiken minimiert und das Unternehmen erfüllt seine gesellschaftliche Verantwortung. Dieses Betriebskonzept hat gezeigt, dass es möglich ist, zentrale Governance-Vorgaben mit dezentraler Umsetzung zu kombinieren und durch Digitalisierung zu unterstützen.

• Klare Organisation und Verantwortlichkeiten: Die Rollen von Arbeitgebervertretung (FM-Owner), Betriebsarzt, Sicherheitsfachkraft, HR und Betriebsrat müssen eindeutig definiert sein (z. B. über RACI-Matrizen, siehe Abschnitt IV). Jeder weiß, wofür er verantwortlich oder beratend zuständig ist. Insbesondere bei mehreren Standorten oder gemischtem Personal (intern/extern) ist dies die Grundlage für wirksame Prävention.

• Rechtskonforme Ausgestaltung: Alle Prozesse sollten sich an den einschlägigen Gesetzen, Verordnungen und Regeln orientieren (ArbSchG, ArbMedVV, BetrSichV, DGUV-Vorschriften, Technische Regeln usw.). Es empfiehlt sich, Checklisten für die wichtigsten Pflichten zu erstellen (siehe Anhang), sodass nichts übersehen wird – von der regelmäßigen Unterweisung bis zur Dokumentation der Vorsorgekartei. Compliance ist nicht nur lästige Pflicht, sondern bietet auch Sicherheit: Wer die Regeln einhält, reduziert Unfälle und Haftungsrisiken. Regelmäßige Audits (intern oder extern, z. B. im Rahmen von ISO 45001) helfen, Lücken zu entdecken und zu schließen.

• Kontinuierliche Verbesserungskultur: Arbeitsschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein permanenter Prozess. Man sollte das Prinzip des PDCA-Zyklus verinnerlichen: Plan (Konzept und Maßnahmen planen) – Do (umsetzen) – Check (Wirksamkeit prüfen anhand von KPIs und Audits) – Act (Anpassungen und Verbesserungen vornehmen). Eine lebendige Sicherheitskultur zeigt sich darin, dass Mitarbeiter Gefahren von sich aus ansprechen, dass nahezu Unfälle gemeldet werden, dass Führungskräfte Vorbilder im Einhalten von Regeln sind und dass Erfolge (wie unfallfreie Tage oder gelungene Gesundheitsaktionen) auch sichtbar gemacht und gewürdigt werden.

• Ist-Analyse und Needs Assessment: Welche Strukturen sind schon da? Wo gibt es Lücken (z. B. keinen festen Betriebsarzt bestellt, fehlende Gefährdungsbeurteilungen, Dokumentationsmängel)? Wo drückt der Schuh am meisten (Unfallhäufungen, hoher Krankenstand in bestimmten Abteilungen etc.)? Diese Phase beinhaltet Interviews mit Schlüsselpersonen (FM-Leiter, HR, Betriebsrat, Fachkräfte) und Sichtung vorhandener Unterlagen.

• Konzeptentwicklung in Modulen: Die in diesem Dokument beschriebenen Bereiche (Organisation, Recht, Technik, Prozesse, Notfallmanagement, Schulungen etc.) können modular erarbeitet werden. Für jedes Modul konkrete Maßnahmen und Verantwortliche festlegen. Dabei ein Basismodul definieren (Erfüllung der Mindestpflichten) und darauf aufbauend Exzellenz-Module (z. B. Einsatz KI, Gesundheitsförderprogramme), je nach Ambition und Ressourcen.

• Einbindung aller Stakeholder: Das Konzept sollte gemeinsam mit der Geschäftsleitung, dem Betriebsrat und den Fachabteilungen abgestimmt werden. Gerade da Gesundheit ein „emotionales“ Thema sein kann, ist Transparenz wichtig: Kommunikation im Intranet, Infoveranstaltungen, vielleicht eine Projektgruppe mit Freiwilligen aus verschiedenen Bereichen, um breites Feedback einzuholen.

• Pilotphase und schrittweise Umsetzung: Nicht alles auf einmal ändern, sondern Prioritäten setzen. Zuerst evtl. rechtliche Lücken schließen (das ist Pflicht), parallel Quick-Wins umsetzen (z. B. eine Ergonomie-Initiative starten, die schnell Erfolg zeigt), dann strukturelle Änderungen (neue Software einführen, Prozesse umstellen). Bei größeren Firmen bietet sich ein Pilot-Standort an, an dem das integrierte Konzept in Gänze getestet wird, bevor es auf alle ausgerollt wird.

• Erfolgsmessung und Nachjustierung: Von Anfang an definieren, wie Erfolg gemessen wird (siehe KPIs oben). Nach einem Jahr Bilanz ziehen: Welche Kennzahlen haben sich verbessert, wo nicht? Feedback der Mitarbeiter aktiv einholen (z. B. Umfrage zur Sicherheitskultur, zum Gesundheitsempfinden). Dann das Konzept anpassen: kontinuierlich lernen und besser werden.

Eine ganzheitliche, moderne Arbeitsmedizin-Strategie im Facility Management ist mehr als nur Regelbefolgung – sie ist ein Bestandteil guter Unternehmensführung. Die Schnittstelle von FM und Gesundheitsmanagement bietet enormes Potenzial, denn hier greifen bauliche, technische und organisatorische Maßnahmen ineinander. Mit dem hier vorgestellten Betriebskonzept liegt eine Blaupause vor, die individuell zugeschnitten werden kann. Es verbindet Rechtskonformität mit Innovation, Sicherheit mit Wirtschaftlichkeit und stellt den Menschen – die Mitarbeiter – in den Mittelpunkt. So wird Arbeitsmedizin nicht als Pflichtübung, sondern als wertschöpfender Teil des Facility Managements verstanden.

• A. Prozess-Checkliste Gefährdungsbeurteilung: (Beispielhafter Ablauf gemäß ArbSchG § 5 und DGUV V2) – 1) Vorbereitung: Festlegen von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten, für die eine GBU erfolgen muss; Beteiligung der Führungskräfte und ggf. des Betriebsrats sicherstellen. 2) Gefährdungsermittlung: Vor-Ort-Begehungen durchführen, Interviews mit Beschäftigten, Auswertung von Unfall- und Krankheitsdaten; alle Gefahren kategorisieren (siehe Abschnitt VI: physikalisch, chemisch, etc.). 3) Risikobewertung: Abschätzen der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere eines möglichen Schadens für jede Gefährdung (häufig mit Risikomatrix). 4) Maßnahmenfestlegung: Geeignete Schutzmaßnahmen bestimmen nach dem STOP-Prinzip (Substitution, Technisch, Organisatorisch, Persönlich). 5) Maßnahmenumsetzung: Verantwortliche benennen, Fristen setzen, Maßnahmen durchführen (z. B. Maschinen nachrüsten, PSA bereitstellen, Unterweisung durchführen). 6) Dokumentation: Ergebnisse der GBU schriftlich festhalten (Pflicht nach ArbSchG § 6); das Gefährdungsbeurteilungsformular ablegen, für Aufsichtsbehörden zugänglich. 7) Wirksamkeitskontrolle: Nach angemessener Zeit prüfen, ob die Maßnahmen greifen (z. B. Lärmmessung wiederholen, Unfallstatistik beobachten). 8) Fortschreibung: GBU regelmäßig aktualisieren – spätestens bei Änderungen (neue Maschinen, Umorganisation, neue Erkenntnisse) oder turnusmäßig alle paar Jahre. (Hinweis: Eine Visualisierung als Flowchart oder BPMN-Diagramm kann hier hilfreich sein.)

• B. RACI-Matrix (Rollenverteilung): Siehe Abschnitt IV oben für eine tabellarische Darstellung der Verantwortlichkeiten in ausgewählten Prozessen (Gefährdungsbeurteilung, Vorsorge, Notfall, Schulung, Technologieeinsatz).

Der Impfplan zeigt, welche Impfungen das Unternehmen anbietet und in welchem Turnus. Beim Hygieneplan wird z. B. festgelegt, dass in Produktionshallen wöchentlich Reinigung der Fußböden mit Desinfektionsmittel erfolgt, in Erkältungszeiten Extra-Hygieneschulungen etc.

Hier erkennt man z. B., dass bei krebserzeugenden Stoffen (Holzstaub Hartholz) zwingend eine G Untersuchung vorgeschrieben ist. Das Kataster sollte auch Datum letzter GBU, Wirksamkeit der Absaugungen usw. dokumentieren.

(Inhalt eines einfachen Meldeformulars, digital oder Papier) – Überschrift: „Meldung eines (Beinahe-)Unfalls / einer unsicheren Bedingung“*. Felder: Datum, Uhrzeit, Ort; Meldende Person (freiwillige Angabe oder anonym); Beschreibung des Ereignisses: Was ist passiert bzw. was hätte passieren können? (Freitext). Folgen: Gab es Verletzte? Welcher Art? (Ankreuzfelder: Erste Hilfe, Arztbesuch, Ausfallzeit, Beinaheunfall ohne Personenschaden etc.). Gefährdungskategorie: (z. B. Stolpern/Umknicken, elektrischer Schlag, chemischer Kontakt, Fehlbedienung Maschine, etc.). Fotos/Beweisstücke: (Möglichkeit zur Anfügung, falls digital). Unterschrift (bei Papier). – Auf der Rückseite bzw. im Workflow dann Unfalluntersuchung durch SiFa/Betriebsarzt: Ursachenermittlung (technisch/organisatorisch/menschlich), Maßnahmenableitung, Verantwortlicher und Datum für Umsetzung. Dieses Formular fließt in die EHS-Software ein, die wiederum Reports generiert (Unfallstatistik monatlich, Thementrends etc.). Eine hohe Zahl an Meldungen ist übrigens positiv, da sie zeigt, dass Mitarbeiter aufmerksam sind – Ziel ist, aus Beinaheunfällen zu lernen.

• Vorsorgequote termingerecht: = (Anzahl fristgerecht durchgeführter Pflicht-/Angebotsuntersuchungen) / (Anzahl der fälligen Untersuchungen) × 100 %. – Zielwert: > 95 %. – Datenquelle: Datenbank der arbeitsmedizinischen Software; Abgleich Soll (wer muss laut Liste) vs. Ist (wer war beim Arzt).

• Unfallhäufigkeit: = Arbeitsunfälle mit ≥1 Tg Ausfall / 1 Mio Arbeitsstunden. – Ziel: < 5 (branchenabhängig). – Datenquelle: Unfallmeldungen (BG).

• Durchschnittliche Ausfalltage je MA: = (Summe Krankentage im Jahr) / (Durchschnitts-MA-Zahl). – Benchmark: ca. 10–15 Tage je MA in DE (branchenabhängig). – Ziel: Reduktion um X %.

• IAQ-Compliance: = Anteil der Zeit, in der definierte Innenraum-Grenzwerte eingehalten werden (z. B. CO₂ < 1000 ppm, Temp. 20–24 °C) an der Gesamtzeit. – Soll: 98 %+. – Quelle: BMS-Sensorlogs.

• Teilnahmequote BGM-Angebote: = (MA, die an definierten Gesundheitsangeboten teilnahmen) / (Zielgruppe) × 100 %. – Indikator für Annahme der Gesundheitsförderung.

• Return-to-Work-Index: = (Tage von Arbeitsfreigabe bis tatsächlicher Rückkehr) gemittelt. – Je niedriger, desto besser (zeigt effiziente Wiedereingliederung).

Die konkrete Ausgestaltung der KPIs hängt von den Unternehmenszielen ab. Wichtig ist, dass für jeden KPI ein Verantwortlicher zur Datenerhebung benannt ist (z. B. HR für Fehltage, FM für Sensorik, Betriebsarzt für Vorsorgequote) und regelmäßig Bericht erstattet wird (z. B. quartalsweise im Arbeitsschutzausschuss oder Management-Review).

• G. Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzept (Musterpunkte): Da im arbeitsmedizinischen Bereich hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind strenge Maßnahmen nötig. Beispielhafte Inhalte: Datentrennung: Gesundheitsdaten (Diagnosen, Befunde) werden ausschließlich in der medizinischen Datenbank des Betriebsarztes gespeichert, getrennt vom HR-System. HR erhält lediglich Freigabe-Informationen („arbeitsfähig“ oder bestimmte Einschränkungen ohne Details). Zugriffskontrolle: Zugriff auf medizinische Daten nur für das medizinische Personal (Betriebsarzt, ggf. Assistentin) – technisch umgesetzt durch Rollenkonzepte in der Software. Einwilligungen: Bei jeder freiwilligen Maßnahme (z. B. Teilnahme an einer Studie zur Gesundheit) schriftliche Einwilligung der Betroffenen einholen. Aufbewahrung und Löschung: Vorsorgekartei und medizinische Unterlagen werden gemäß ArbMedVV und DSGVO befristet aufbewahrt (meist bis 10 Jahre nach Austritt) und dann gelöscht; Übergabe an nachbetreuenden Arzt nur mit Einwilligung. Kommunikation: Gesundheitsdaten werden nie unverschlüsselt per E-Mail versandt; Nutzung von zertifizierten Verschlüsselungsverfahren oder geschlossenem System. Data Protection Impact Assessment (DPIA): Bei Einführung neuer Technologien (z. B. Videoüberwachung KI) wird vorab eine DSGVO-Folgenabschätzung durchgeführt und mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt. Protokollierung: Zugriffe auf digitale Gesundheitsakten werden protokolliert, um Missbrauch nachvollziehen zu können. – Zusätzlich sind alle Mitarbeiter über diese Maßnahmen zu informieren (Transparenz) und es sollte Anlaufstellen geben (Datenschutzbeauftragter, Betriebsrat), an die sie sich bei Fragen oder Beschwerden wenden können.

• H. Beispiel eines Leistungsverzeichnisses für externen Arbeitsmedizin-Dienst: Wenn ein Unternehmen einen externen Dienst beauftragt (z. B. überbetrieblicher Dienst oder freie Arbeitsmediziner), sollte der Vertrag klare Leistungsbestandteile und Schnittstellen definieren. Auszug mögliche Punkte: Pflichtleistungen: Durchführung aller gesetzlich vorgeschriebenen Vorsorgeuntersuchungen (G-Untersuchungen nach ArbMedVV-Anhang) für die definierte Belegschaft; Mitwirkung bei Betriebsbegehungen (x pro Jahr); Sprechstunde vor Ort (z. B. 1× pro Woche für 4 Stunden); Notfallversorgung bei Arbeitsunfällen bis Rettungsdienst eintrifft; Teilnahme am Arbeitsschutzausschuss (ASA) quartalsweise; jährliche Analyse der Gesundheitsstatistik und Bericht an Geschäftsführung. Optionale Leistungen: Impfungen (Grippeimpfung pro Jahr für alle, Hepatitis B für Laborpersonal etc.), reisemedizinische Beratung, betriebliches Gesundheitsmanagement-Projekte (z. B. Stressprävention Workshops). Organisation: Der Dienst stellt sicher, dass ein Vertreter verfügbar ist bei Abwesenheit des Haupt-Betriebsarztes; Reaktionszeit für Ad-hoc-Fragen max. 24 h. Schnittstellen/Daten: Der Dienst nutzt die vom Auftraggeber gestellte Gesundheitssoftware oder liefert standardisierte Berichte, die ins System des Auftraggebers integriert werden können; Datenschutzvereinbarung nach DSGVO Art. 28 liegt vor (Auftragsverarbeitung). Vergütung: Pauschale pro Mitarbeiter und Jahr für Grundbetreuung gem. DGUV V2, zusätzliche Leistungen nach Aufwand. Kündigungs/Audit-Klausel: Auftraggeber kann bei wiederholten Verstößen (z. B. Nichterfüllung der Untersuchungsquote) den Vertrag kündigen; regelmäßige Dienstleistungsreview-Termine. Ein solches Dokument stellt sicher, dass externe Partner dieselben Qualitätsmaßstäbe erfüllen wie interne, und dass Verantwortlichkeiten klar sind.