Regulatory Compliance

Unser Service der Compliance-Gap-Analyse untersucht Ihre vorhandenen arbeitsmedizinischen Prozesse und Dokumentationen im Hinblick auf aktuelle rechtliche Vorgaben und Best Practices. Wir identifizieren systematisch Compliance-Lücken, etwa fehlende arbeitsmedizinische Untersuchungen, unvollständige Gefährdungsbeurteilungen oder lückenhafte Dokumentationen. Nach einer gründlichen Prüfung Ihrer Abläufe erhalten Sie von uns einen detaillierten Bericht, der die festgestellten Defizite und praxisnahe Empfehlungen zu ihrer Behebung enthält. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es Ihnen, Schwachstellen zu beseitigen, bevor sie zu Problemen werden, und stärkt so letztlich die Rechtssicherheit und die Sicherheit Ihrer Beschäftigten.

Die Vorbereitung auf ein Audit oder eine behördliche Inspektion im Arbeitsschutz kann herausfordernd sein. Unser Team bietet Ihnen eine strukturierte Unterstützung, um auditbereit zu sein. Wir helfen dabei, alle erforderlichen Nachweise und Unterlagen zusammenzustellen – von Schulungsnachweisen der Mitarbeiter bis zu Protokollen medizinischer Untersuchungen. Mit internen Vorab-Audits (Mock Audits) simulieren wir die Fragen und Szenarien, die durch Prüfer oder Aufsichtsbehörden auftreten könnten. Bei tatsächlichen Audits – seien es interne Unternehmensprüfungen oder externe Begehungen – stehen Ihnen unsere Experten zur Seite, beantworten Rückfragen und sorgen dafür, dass Ihr arbeitsmedizinisches Programm ordnungsgemäß präsentiert wird. Mit unserer Audit-Vorbereitung und -Unterstützung können Sie Prüfungen mit Zuversicht entgegensehen, in dem Wissen, dass alles in bester Ordnung und belastbar dokumentiert ist.

Eine ordentliche Dokumentation ist das Rückgrat der Compliance. Wir unterstützen Sie dabei, eine prüfungssichere Dokumentation aller arbeitsmedizinischen Maßnahmen aufzubauen und zu pflegen. Das bedeutet, wir erstellen Unterlagen und Nachweise, die die Anforderungen der ArbMedVV und relevanter EU-Richtlinien voll erfüllen oder übertreffen. So stellen wir zum Beispiel sicher, dass Sie eine vollständige Vorsorgekartei führen, wie sie nach deutschem Recht vorgeschrieben ist – inklusive aller Bescheinigungen über Pflicht- und Angebotsvorsorgeuntersuchungen (unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht).

Zudem vereinheitlichen wir die Art und Weise, wie Daten erfasst werden – von Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung bis zu Protokollen der Vorsorgeuntersuchungen – damit alle Informationen geordnet, sicher und jederzeit abrufbar sind. Auf diese Weise wird jede Untersuchung, Schulung und Präventivmaßnahme so dokumentiert, dass sie einer Überprüfung standhält. Dieses Vorgehen bietet volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller arbeitsmedizinischen Aktivitäten.

Compliance ist nicht nur Papierarbeit – sie muss in Ihren täglichen Betriebsabläufen gelebt werden. In unserem Service zur Gestaltung arbeitsmedizinischer Prozesse entwickeln und optimieren wir die Workflows, die Ihr Arbeitsschutz- und Gesundheitsprogramm steuern. In enger Abstimmung mit Ihrer Führung und Ihren Betriebsärzten gestalten wir regelkonforme Prozesse für zentrale Aktivitäten: die Planung und Durchführung arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen, das Durchführen von Gefährdungsbeurteilungen, die Umsetzung präventiver Maßnahmen und das Nachverfolgen von Folgemaßnahmen.

Diese Abläufe passen wir individuell an die Struktur und das Risikoprofil Ihres Unternehmens an. Indem wir gesetzliche Anforderungen (wie Untersuchungsintervalle oder spezifische Schutzmaßnahmen bei bestimmten Gefährdungen) direkt in jeden Schritt integrieren, stellen wir sicher, dass die Compliance quasi von selbst erfolgt. Das Ergebnis sind reibungslose Prozesse, in denen gesetzliche Pflichten ganz selbstverständlich im Tagesgeschäft erfüllt werden – und dies stärkt sowohl die Rechtssicherheit als auch den proaktiven Gesundheitsschutz.

Transparenz ist ein Markenzeichen guter Governance. Wir etablieren Berichts- und Reporting-Strukturen im Bereich Arbeitsmedizin, die alle relevanten Stakeholder informiert halten und Verantwortlichkeiten klären. Dieser Service schafft regelmäßige Reporting-Prozesse für die Geschäftsleitung, Sicherheitsgremien, den Betriebsrat und – falls erforderlich – für Aufsichtsbehörden. Wir definieren passende Kennzahlen und Compliance-Indikatoren, z. B. den Prozentsatz absolvierter Pflichtuntersuchungen, die Anzahl von Unfällen oder Beinaheunfällen, Schulungsquoten sowie offene Maßnahmen zur Mängelbehebung.

Im nächsten Schritt richten wir Dashboards oder Berichtsformate ein, um diese Daten monatlich oder quartalsweise zu erfassen und aufzubereiten. So erhalten die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen klare, verständliche Reportings zum Status der arbeitsmedizinischen Compliance. Diese Berichte belegen nicht nur Transparenz und Sorgfalt, sondern helfen der Führungsebene auch, Trends zu überwachen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Ressourcen gezielt dort einzusetzen, wo Handlungsbedarf besteht.

Die besten Richtlinien nützen wenig, wenn niemand davon weiß. Daher bieten wir Schulungs- und Sensibilisierungsmodule an, die auf die arbeitsmedizinische Compliance ausgerichtet sind. In Trainings für Führungskräfte, Vorgesetzte und Mitarbeiter klären wir über ihre Pflichten und Rechte gemäß den Arbeitsschutzvorschriften auf. Themen sind unter anderem, wann Pflichtvorsorgeuntersuchungen erforderlich sind, wie man Gefährdungen am Arbeitsplatz meldet und warum die Einhaltung von Sicherheitsprozessen so wichtig ist.

Wir setzen auf interaktive Workshops und E-Learning-Tools, um die zentralen Compliance-Botschaften zu vermitteln und eine Kultur der Arbeitssicherheit aufzubauen. Durch diese Sensibilisierung befähigen wir Mitarbeiter auf allen Ebenen, aktiv an der Compliance mitzuwirken – sei es, dass eine Führungskraft darauf achtet, dass ihr Team anstehende Vorsorgeuntersuchungen wahrnimmt, oder dass ein Mitarbeiter mögliche Risiken offen anspricht. Dieses gemeinsame Verantwortungsgefühl für Compliance steigert die Einhaltung der Vorschriften erheblich und schützt die Gesundheit der Beschäftigten.

Gesetze und Best Practices in der Arbeitsmedizin entwickeln sich ständig weiter. Mit unserem Service für kontinuierliches Monitoring halten wir für Sie die Augen und Ohren offen in Bezug auf Veränderungen der Rechtslage. Wir verfolgen laufend die Weiterentwicklung von Vorschriften – etwa Änderungen der ArbMedVV, neue EU-Arbeitsschutzrichtlinien oder behördliche Empfehlungen – und informieren Sie umgehend, damit Sie Ihre innerbetrieblichen Prozesse entsprechend anpassen können. Das kann zum Beispiel bedeuten, Unternehmensrichtlinien zu aktualisieren, Untersuchungsintervalle zu ändern oder neue Dokumentationsstandards einzuführen.

Zudem überprüfen wir Ihr arbeitsmedizinisches Programm in regelmäßigen Abständen, um die laufende Compliance sicherzustellen – und zwar nicht nur als einmalige Bestandsaufnahme, sondern fortlaufend. Indem Ihr System stets auf dem neuesten Stand und an Veränderungen angepasst bleibt, verhindern wir, dass die Compliance im Laufe der Zeit Lücken bekommt. Ihr Unternehmen bleibt agil und jederzeit im Einklang mit den aktuellen Vorgaben, was Rechtssicherheit gewährleistet und bösen Überraschungen bei zukünftigen Audits vorbeugt.

Ein wirksames Compliance-Management sollte fest in die Unternehmensführung eingebettet sein. In diesem Teil-Service integrieren wir die Einhaltung arbeitsmedizinischer Vorschriften in Ihre Governance- und Risikomanagement-Strukturen. Wir definieren klare Compliance-Rollen und Eskalationswege – beispielsweise stellen wir sicher, dass auf Leitungsebene die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften überwacht wird und dass alle relevanten Risiken oder Vorfälle an die Geschäftsführung gemeldet werden. Wir stimmen unsere Maßnahmen mit Ihrem internen Risikomanagement ab, sodass arbeitsmedizinische Risiken genauso erkannt, bewertet und kontrolliert werden wie andere Geschäftsrisiken.

Darüber hinaus unterstützen wir Sie dabei, unternehmensweite Richtlinien und Verhaltenskodizes einzuführen oder zu optimieren, um die Verantwortlichkeit für Compliance zu verankern. Durch die Verankerung dieser Strukturen entsteht ein Governance-Modell für Sicherheit und Gesundheit, in dem die arbeitsmedizinische Compliance zu einem integralen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur und Führungsagenda wird. Dieser Ansatz gewährleistet nicht nur Rechtssicherheit, sondern fördert auch eine kontinuierliche Verbesserung und stärkt die Resilienz Ihres Unternehmens.

• Individuell zugeschnittene Lösungen: Unsere Leistungen sind einzeln buchbar und lassen sich passgenau auf Ihren Bedarf zuschneiden. Sie erhalten genau die Unterstützung, die Sie benötigen – von einer einmaligen Gap-Analyse bis hin zu einem vollständigen Compliance-Management-Paket.

• Prüfungssichere Dokumentation: Wir sorgen für eine prüfungssichere Dokumentation gemäß ArbMedVV sowie allen einschlägigen EU-Arbeitsschutzvorschriften. Sie sind somit jederzeit bereit, Ihre Compliance nachzuweisen – mit sauber organisierten Unterlagen, die Prüfer und Auditoren überzeugen.

• Reduziertes Rechtsrisiko: Durch proaktives Compliance-Management verringern Sie deutlich Ihr rechtliches Haftungsrisiko. Indem wir potenzielle Probleme identifizieren und beheben, noch bevor sie eskalieren, helfen wir Ihnen, Bußgelder, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden infolge von Non-Compliance zu vermeiden.

• Verbesserter Mitarbeiterschutz und Transparenz: Ein regelkonformes arbeitsmedizinisches System trägt unmittelbar zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter bei. Ihre Belegschaft arbeitet sicherer und gesünder und erlebt, dass das Unternehmen transparent Verantwortung für ihre Sicherheit übernimmt. Gleichzeitig schafft die Einbindung der Gesundheits-Compliance in die Unternehmensführung mehr Transparenz für alle Stakeholder und stärkt das Vertrauen darin, dass Ihr Unternehmen umsichtig und gesetzestreu handelt.